A importância de manter documentos e registros atualizados para a efetividade do inventário extrajudicial.

I. Introdução

A organização da documentação pessoal e familiar é um aspecto frequentemente negligenciado, mas de extrema relevância para a segurança jurídica e patrimonial das famílias. Situações como falecimentos, separações, transferências de bens e inventários exigem a apresentação de documentos atualizados, registros públicos regularizados e contratos formalizados.

No contexto sucessório, a ausência de documentos ou a existência de negócios informais, como contratos de gaveta não registrados, pode gerar longas disputas, inviabilizar o inventário extrajudicial e causar sofrimento adicional aos herdeiros e ao cônjuge sobrevivente, que já enfrentam o processo de luto. Assim, a boa gestão documental e o planejamento sucessório são medidas preventivas que garantem tranquilidade e economia à família.

II. Fundamentação e Legislação Aplicável

• Código Civil – Lei nº 10.406/2002;
• Lei nº 11.441/2007 –  Altera dispositivos da Lei no 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil, possibilitando a realização de inventário, partilha, separação consensual e divórcio consensual por via administrativa. Permite a realização de inventário e partilha extrajudicial, desde que todos os herdeiros sejam capazes e concordes — medida que reduz tempo e custos.
• Lei nº 6.015/1973 – Lei de Registros Públicos – Estabelece que somente com a averbação e o registro é que os atos produzem efeitos perante terceiros.

Essas normas deixam claro que a regularização documental é requisito essencial para validade, segurança e eficácia jurídica dos atos patrimoniais e sucessórios.

III. Importância de Regularizar Contratos e Averbar na Matrícula

Muitos brasileiros ainda realizam negociações informais, especialmente de imóveis, por meio dos chamados “contratos de gaveta”. Embora tenham validade entre as partes, tais instrumentos não transferem a propriedade, pois a efetiva transmissão ocorre apenas com o registro da escritura pública na matrícula do imóvel.

Na ausência dessa formalização:

• O bem continua juridicamente em nome do antigo proprietário (inclusive para fins fiscais e sucessórios).
• Pode haver dificuldade no inventário, já que o imóvel constará como pertencente ao falecido, mesmo que tenha sido “vendido” informalmente.

Essa situação é bastante delicada no momento da sucessão. Como o inventário deve se basear na realidade registral e não apenas na posse de fato, o bem que figura na matrícula como pertencente ao falecido deve obrigatoriamente ser relacionado no espólio, salvo se houver registro da transferência antes do óbito. Entretanto, o comprador informal, que possui apenas o contrato de gaveta, não pode registrar a escritura diretamente, porque o vendedor (falecido) já não pode mais comparecer para assinar o ato.

• Os herdeiros podem enfrentar litígios, necessidade de ações judiciais de usucapião ou adjudicação compulsória, o que prolonga e encarece o processo.

Regularizar contratos, registrar e averbar todos os atos na matrícula (compra e venda, doações, usufrutos, construções, separações de bens, etc.) é, portanto, medida indispensável para o bom andamento de um inventário e para garantir o planejamento sucessório eficiente.

IV. Planejamento Sucessório e Organização Documental

O planejamento sucessório consiste em definir, ainda em vida, como os bens serão transmitidos aos herdeiros, buscando reduzir conflitos e custos. Entre os instrumentos possíveis estão:

• Doações com reserva de usufruto vitalício;
• Testamentos;
• Constituição de holdings familiares;
• Pactos antenupciais e contratos de convivência;
• Atualização constante dos registros e certidões.

A organização documental, certidões pessoais, registros imobiliários, contratos, declarações fiscais e bancárias, é parte essencial desse planejamento, pois facilita o inventário e evita entraves burocráticos.

V. O impacto emocional e prático para os herdeiros e o cônjuge sobrevivente

No momento da perda de um ente querido, o cônjuge sobrevivente e os herdeiros já enfrentam o sofrimento natural do luto. Quando, além disso, precisam lidar com documentação incompleta, contratos informais e imóveis não regularizados, a situação se torna ainda mais desgastante.

Muitos se veem obrigados a resolver pendências antigas, buscar documentos extraviados, localizar matrícula do imóvel, ou até mesmo ingressar com ações judiciais para regularizar negócios feitos “de palavra” ou por contrato de gaveta, o que prolonga a dor emocional e traz insegurança financeira.

V. Custos e encargos decorrentes da falta de organização documental

A desorganização documental também acarreta custos significativos ao longo do processo sucessório. Quando os bens e registros não estão devidamente atualizados, os herdeiros precisam arcar com diversas despesas adicionais, tais como:

• Emissão de certidões atualizadas (cíveis, fiscais, imobiliárias, negativas de débitos, entre outras), muitas vezes em diferentes cartórios e municípios.
• Contratação de despachantes ou pesquisadores imobiliários para localizar matrículas antigas, identificar onde o imóvel está registrado e confirmar a situação dominial.
• Custos cartorários com segundas vias de escrituras, autenticações, reconhecimento de firmas e traslados.
• Regularizações complementares, como retificação de áreas, averbações de construções, desmembramentos ou unificações de lotes.
• Pagamento do ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação), que incide sobre a transmissão de bens e direitos, e que, sem uma documentação correta, pode ser calculado de forma incorreta ou resultar em autuações fiscais.

Esses valores, somados, podem representar um impacto financeiro elevado, especialmente quando somados às custas do inventário e aos honorários advocatícios. Em contrapartida, a organização preventiva e a atualização periódica dos registros evitam esses gastos desnecessários e permitem uma tramitação mais ágil e econômica do processo sucessório.

5.1. Imóveis com Transcrição Antiga e a Necessidade de Abertura de Matrícula

Ainda é comum que muitos imóveis antigos estejam registrados apenas sob o sistema de transcrição, modelo anterior à instituição do sistema de matrículas individuais, previsto na Lei nº 6.015/1973 (Lei de Registros Públicos – entrou em vigor em 1º de janeiro 1976).

Nesses casos, o imóvel não possui matrícula própria, o que significa que, juridicamente, ainda não foi integrado ao sistema atual de registros imobiliários. Essa situação, embora regular à época da aquisição, traz desafios significativos no momento da sucessão.

Quando ocorre o falecimento do titular, e o bem consta apenas como “transcrito” em nome do falecido, os herdeiros e o cônjuge sobrevivente precisam providenciar, antes da conclusão do inventário, a abertura da matrícula junto ao Cartório de Registro de Imóveis competente.

Somente após a matrícula ser aberta e atualizada é possível registrar o formal de partilha ou a escritura pública de inventário extrajudicial.

O procedimento costuma demandar:

• Localização da transcrição original no cartório competente (muitas vezes em livros antigos ou microfilmados);
• Elaboração de planta e memorial descritivo atualizados do imóvel, assinados por profissional habilitado;
• Requerimento formal ao cartório para abertura da matrícula com base na transcrição existente;
• Pagamento dos emolumentos cartorários correspondentes;
• Honorários de despachante.

Esse trâmite técnico e documental pode consumir tempo considerável, o que é relevante diante do prazo legal de 60 dias para abertura do inventário e pagamento do ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação). Caso o imposto não seja recolhido dentro desse prazo, a legislação estadual prevê multa moratória e juros, aumentando os encargos do espólio.

Além disso, é frequente a crença equivocada, tanto do falecido em vida quanto dos herdeiros ou do cônjuge sobrevivente, de que, por existir carnê de IPTU em nome do proprietário, o imóvel estaria devidamente regularizado e com matrícula aberta.

Acontece que, para a prefeitura, não é exigida a matrícula para fins de lançamento do IPTU. O cadastro imobiliário municipal tem natureza administrativa e fiscal, não constituindo prova de propriedade, servindo apenas para identificar quem responde pelos tributos e quem ocupa o imóvel. Assim, o fato de o contribuinte pagar IPTU não significa que o bem esteja regularizado no Registro de Imóveis.

Essa confusão é fonte de inúmeros entraves no momento do inventário, quando se descobre que o imóvel não possui matrícula aberta, exigindo providências prévias e inevitáveis de regularização. A falta de matrícula e de registros atualizados impacta diretamente a efetividade do inventário extrajudicial, podendo:

• Atrasar a conclusão da partilha;
• Exigir regularizações prévias de titularidade;
• Gerar custos adicionais com engenheiros, despachantes e cartórios;
• Impedir a lavratura imediata da escritura de inventário.

Por isso, recomenda-se que, ainda em vida, os proprietários verifiquem se seus imóveis estão devidamente matriculados e com todas as averbações atualizadas. Essa simples providência evita entraves no futuro e assegura que, em caso de falecimento, o inventário extrajudicial possa ser realizado dentro do prazo legal, de forma célere, segura e econômica.

VI. Conclusão

A manutenção e a atualização constante da documentação pessoal e patrimonial são medidas de responsabilidade, prevenção e cuidado familiar. Mais do que uma formalidade, representam um compromisso com a segurança jurídica e com a estabilidade sucessória.

A prática demonstra que muitos proprietários e herdeiros acreditam que o pagamento regular do IPTU ou a existência de uma transcrição antiga já garantem a plena regularidade do imóvel, quando, na realidade, somente o registro na matrícula é capaz de comprovar a propriedade perante terceiros e permitir a efetivação de atos como o inventário extrajudicial. Essa confusão entre o cadastro fiscal municipal e o registro imobiliário é uma das principais causas de atrasos, custos adicionais e entraves na partilha de bens.

A formalização dos contratos, o registro dos imóveis, a averbação de alterações relevantes e a abertura de matrícula quando ainda inexistente são providências que asseguram celeridade, economia e tranquilidade aos herdeiros e ao cônjuge sobrevivente. Além disso, permitem o cumprimento do prazo legal de 60 dias para a abertura do inventário e o pagamento do ITCMD, evitando multas e encargos desnecessários.

Investir em planejamento sucessório e em gestão documental preventiva é, portanto, um verdadeiro ato de amor, prudência e responsabilidade. Significa garantir que, no momento mais delicado da vida familiar, os entes queridos possam lidar com o luto com serenidade, sem o peso adicional da desorganização patrimonial, da insegurança jurídica e das burocracias que poderiam ter sido evitadas em vida.

Curitiba, 14 de outubro de 2025.

Dra. Simone Oliveira de Almeida Frandoloso

OAB/PR 42.574